Wissensmanagement dank digitaler Dokumente
Schnellere Informationsflüsse und strukturiertere Ablagen
Herausforderung
Die KABEG suchte nach einer Lösung, um die Dokumentenablage zu automatisieren und das Auffinden von Informationen deutlich zu vereinfachen.
Lösung
Mit dem Dokumentenmanagementsystem KDM auf Basis von DocHub wurden rund 500.000 Dokumente migriert und in einer zentralen, benutzerfreundlichen Plattform bereitgestellt.
Mehrwerte
Automatisierte Abläufe, schnelle Dokumentensuche und eine strukturierte Ablage sparen Zeit und erleichtern den Arbeitsalltag von rund 3.500 Mitarbeitenden.
Technologie
Die Lösung basiert auf Microsoft SharePoint, DocHub und einer integrierten Workflow-Engine zur automatisierten Dokumentenverwaltung.
Ausgangslage
Die KABEG setzte bereits ein von Imendo entwickeltes SharePoint-Intranet erfolgreich für die interne Kommunikation ein. Mit der wachsenden Anzahl an Dokumenten stieß jedoch das bestehende Ablagesystem zunehmend an seine Grenzen. Ziel war es, die Dokumentenverwaltung zu modernisieren, Ablageprozesse zu automatisieren und den Zugriff auf relevante Informationen deutlich zu vereinfachen. Gleichzeitig sollten große Datenbestände aus dem Altsystem übernommen und eine benutzerfreundliche Lösung geschaffen werden, die von Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen effizient genutzt werden kann. Das neue Dokumentenmanagementsystem sollte dabei strukturierte Abläufe, eine einfache Kategorisierung sowie die automatische Vergabe von Berechtigungen ermöglichen.
Herausforderungen vor dem Projekt
Das bestehende Dokumentenablagesystem war nicht ausreichend automatisiert.
Dokumente sollten schneller auffindbar und einfacher verwaltbar werden
Rund 500.000 bestehende Dateien mussten in eine neue Lösung übernommen werden
Ablageprozesse und Berechtigungen sollten standardisiert und vereinfacht werden
Mehrwerte nach dem Projekt
Strukturierte und zentrale Dokumentenverwaltung für die KABEG
Automatisierte Ablage und Kategorisierung von Dokumenten
Schneller Zugriff auf Informationen durch eine moderne Benutzeroberfläche
Spürbare Zeit- und Ressourcenersparnis für rund 3.500 Mitarbeitende
Eingesetzte Technologien
Microsoft SharePoint
DocHub / KABEG Dokumenten Management (KDM)
Integrierte Workflow-Engine
data driven transformation
Wir verbinden Daten und Menschen zu Lösungen, die langfristig wirken.
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