In vielen Organisationen hängen Abläufe an E-Mails, Erinnerungen und Copy-Paste: Anträge wandern durch Postfächer, Rechnungen werden abgetippt, neue Mitarbeitende warten auf Zugänge. Einzeln wirkt das harmlos, zusammen kostet es jeden Tag viel Zeit.
Imendo automatisiert diese Arbeit mit Microsoft Power Automate. Workflows leiten Anträge weiter, holen Freigaben ein, gleichen Daten zwischen Systemen ab und lesen Dokumente mit KI aus – eingebettet in Microsoft 365 und so gebaut, dass sie über Jahre zuverlässig laufen.
Die Grundlagen zuverlässiger Workflows
Klare Regeln, Zuständigkeiten und Eskalationen statt Postfach-Zufall
Konnektoren zu Microsoft 365, SAP, SQL und Fachverfahren
Service-Konten statt persönlicher Verbindungen
Protokollierung und Monitoring jedes Laufs
KI für Dokumente und Entscheidungsvorbereitung, wo sie hilft
Die teuerste Arbeit ist die, die niemand bemerkt: abtippen, weiterleiten, erinnern, abgleichen. Sie bindet qualifizierte Mitarbeitende, verursacht Fehler und macht Durchlaufzeiten unberechenbar.
Dazu kommt ein zweites Risiko: Selbst gebaute Flows hängen oft am persönlichen Konto der Person, die sie erstellt hat. Wechselt sie die Abteilung, bleibt der Prozess stehen – und niemand merkt es sofort.
Typische Herausforderungen
Anträge und Freigaben laufen per E-Mail, der Status ist unklar
Daten werden zwischen Systemen von Hand kopiert
Belege und Formulare werden abgetippt
Altsysteme ohne Schnittstelle erfordern manuelle Klickarbeit
Flows ohne Dokumentation, Monitoring und Verantwortliche
Die Imendo Spezialisten nehmen Ihre Prozesse mit den Beteiligten auf, messen Durchlaufzeiten und Fehlerquellen und priorisieren, was zuerst automatisiert wird. Wo Systemdaten vorliegen, macht Process Mining sichtbar, wie Abläufe tatsächlich laufen.
Freigaben automatisieren
Mehrstufige Genehmigungen, Benachrichtigungen, Onboarding-Schritte: Cloud-Flows übernehmen wiederkehrende Arbeit, ausgelöst durch Ereignisse, Zeitpläne oder einen Klick.
Systeme verbinden
Wir verbinden Microsoft 365, ERP, CRM und Fachverfahren. KI liest Rechnungen und Formulare aus, Desktop-Flows übernehmen Eingaben in Altsystemen ohne Schnittstelle.
Produktionsreif betreiben
Service-Konten, Fehlerbehandlung, Monitoring und getrennte Umgebungen: Wir bauen Workflows, die zuverlässig laufen – und betreiben sie auf Wunsch als ISO 27001-zertifizierter Partner.
Whitepaper: Prozessautomatisierung mit Low-Code und No-Code
Erfahren Sie, wie Organisationen mit der Microsoft Power Platform Ihre Fachprozesse digitalisieren – ohne ein Großprojekt aufzusetzen.
Von Genehmigungsprozessen über Dokumentenworkflows bis hin zu bereichsübergreifenden Geschäftsprozessen entstehen vielfältige Einsatzmöglichkeiten für moderne Workflow-Lösungen. Die folgenden Einsatzgebiete zeigen beispielhafte Anwendungsfelder aus der Praxis. Darüber hinaus entwickelt Imendo individuelle Workflows für unterschiedlichste Prozesse, Systeme und organisatorische Anforderungen.
Genehmigungen & Freigaben
Bestellungen, Rechnungen, Dienstreisen und Investitionen mit Stufen, Stellvertretungen und Eskalation.
Rechnungseingang mit KI
Rechnungen werden erkannt, ausgelesen, zur Freigabe weitergeleitet und ins ERP oder WaWi übergeben.
On- & Offboarding
Zugänge, Berechtigungen und Arbeitsmittel stehen am ersten Tag bereit und werden beim Austritt sauber entzogen.
Datenabgleich zwischen Systemen
Formulardaten landen geprüft im ERP oder CRM, Stammdaten bleiben über Systemgrenzen hinweg abgeglichen.
Antragsprozesse in der Verwaltung
Anträge werden an die zuständige Stelle geleitet, Fristen überwacht und Schritte nachvollziehbar dokumentiert.
IT-Service & Berechtigungen
Service-Requests und Berechtigungsanträge laufen automatisiert, Umgebungen werden nach Richtlinien bereitgestellt.
So unterstützen wir Organisationen mit passenden Workflows
Hierbei handelt es sich um eine wahre Erfolgsgeschichte. Wir haben durch den Zeitgewinn und die Sicherstellung korrekter Benutzerdaten die Zufriedenheit in den Abteilungen erheblich gesteigert.
Unsere Erwartungen und Bedürfnisse hinsichtlich der Anpassung der Anwendung durch die Imendo GmbH wurden sehr gut erfüllt, sodass die Anwendung erfolgreich produktiv gesetzt werden konnte.
Workflow-Automatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Abläufe nach festen Regeln von Software ausgeführt werden: Ein Ereignis wie ein neuer Antrag löst Schritte aus, etwa eine Freigabe, eine Benachrichtigung oder eine Datenübertragung. Mit Power Automate entstehen solche Workflows per Low-Code direkt in Microsoft 365.
Welche Abläufe eignen sich für die Automatisierung?
Abläufe, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und viele manuelle Übergaben enthalten: Genehmigungen, Anträge, On- und Offboarding, Rechnungseingang und Datenübertragungen. Ein guter erster Kandidat läuft oft und hat wenige Sonderfälle.
Was ist der Unterschied zwischen Cloud-Flows und Desktop-Flows?
Cloud-Flows verbinden Anwendungen über Schnittstellen und reagieren auf Ereignisse oder Zeitpläne. Desktop-Flows (RPA) bedienen Anwendungen an der Oberfläche und kommen dort zum Einsatz, wo keine Schnittstelle existiert. Wo möglich, setzen wir auf Cloud-Flows, weil sie stabiler sind.
Was passiert, wenn die Person, die einen Workflow gebaut hat, das Unternehmen verlässt?
Bei selbst gebauten Flows ist das ein echtes Risiko, weil sie oft an persönlichen Konten hängen. Wir bauen produktive Workflows mit Service-Konten, zentral verwalteten Verbindungen, Dokumentation und Monitoring – so laufen sie unabhängig von einzelnen Personen weiter.
Was kostet Workflow-Automatisierung?
Ein priorisierter Workflow ist im Quick Start typischerweise in 4 bis 6 Wochen produktiv. Einfache Workflows mit Standard-Konnektoren sind oft über Microsoft 365 abgedeckt; für Premium-Konnektoren, unbeaufsichtigte Desktop-Flows und Process Mining kommen Lizenzen hinzu. Die passende Variante klären wir vor Projektstart.
Lassen sich SAP oder Altsysteme anbinden?
Ja. Für SAP und viele Systeme gibt es Konnektoren, für Fachverfahren lassen sich eigene entwickeln, lokale Systeme werden über das On-Premises-Datengateway angebunden. Ohne Schnittstelle übernehmen Desktop-Flows.
Vereinbaren Sie ein kostenloses 30-minütiges Erstgespräch. Gemeinsam schauen wir, welcher Ihrer Abläufe sich als erster Workflow eignet und wo sich Automatisierung nicht lohnt.
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